Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов | Архивы РФ | Архивы РФ

 

О проекте О проектеКонференции КонференцииКонтакты КонтактыДружественные сайты Дружественные сайтыКарта сайта
Главная Архивы РФ Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов  
Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов

А.А. Шаров, ЭОС «Электронные офисные системы», специалист отдела корпоративных портальных систем

Аутсорсинг в современном мире является одним из наиболее интересных и интенсивно развивающихся подходов к ведению бизнеса.

За последнее десятилетие мощная волна аутсорсинга захлестнула почти все организации. В стремлении сократить размер фирмы до приемлемого уровня, сосредоточить внимание на основной деятельности, организации применяют аутсорсинг ко многим функциям. Таким образом, компания отказывается от собственного выполнения функции и приобретает услуги по ее реализации у сторонней фирмы-аутсорсера. Использование аутсорсинга получило широкое распространение во всем мире во многом благодаря бурному развитию информационных технологий.

Аутсорсинг фактически открывает доступ к любым ресурсам, предлагаемым на современном рынке – технологическим, интеллектуальным, информационным.

С 90-х гг. XX в. аутсорсинг стал предметом систематических научных исследований. С этого времени и до сегодняшнего дня об актуальности темы практического использования аутсорсинга и теоретического обоснования соответствующих управленческих решений свидетельствует возрастающее количество научных работ и публикаций как за рубежом, так и в России. Аутсорсинг является необходимой составной частью современных концепций менеджмента, действенным инструментом экономической практики и предметом изучения экономической науки[1].

Однако количество исследований аутсорсинга в сфере архивного хранения сильно уступает количеству работ, посвященных другим видам аутсорсинга. Данными исследованиями занимаются лишь немногие специалисты. Среди них стоить выделить Храмцовскую Наталью Александровну, ведущего эксперта по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы»[2], члена «Гильдии Управляющих Документацией» и ARMA International.

Активное появление на рынке архивных услуг негосударственных организаций, предоставляющих услуги по архивной обработке документов и архивному хранению, приходится на конец 1990 – начало 2000-х гг. Наряду с использованием традиционных методов ведения архивного дела, организации шагают в ногу со временем, расширяя круг предоставляемых услуг и внедряя в свою деятельность такие новые информационные технологии, как штрих-кодирование, создание электронного архива, разработка собственных систем учета документов, внедрение средств по обеспечению безопасности хранения.

Анализ организаций-аутсорсеров на российском рынке архивных услуг

Законодательство предусматривает особые сроки и условия хранения документов, если организация создает собственный архив как структурное подразделение – следовательно, в нем должна быть установлена система пожаротушения, система ограничения доступа, должны регулярно проводиться санитарные мероприятия, должен быть создан особый температурно-влажностный режим, наняты квалифицированные специалисты. Все эти меры требуют от организации дополнительных материальных затрат. Решением данной проблемы является использование аутсорсинга – передачи документов на внеофисное хранение специализированной организации. Специализированная организация обладает соответствующими знаниями, опытом и возможностями для организации архивного хранения документов, а следовательно, может обработать документы организации и обеспечить их хранение гораздо эффективнее и с меньшими затратами, чем организация-заказчик. Кроме услуг архивного хранения, негосударственные организации оказывают ряд сопутствующих архивных услуг: подготовка и обработка документов (систематизация, составление описей и номенклатур, проведение экспертизы ценности и отбор документов на уничтожение), переплетные работы, уничтожение документов, подготовка и сопровождение для передачи в государственный архив, продажа архивного оборудования и расходных материалов, внедрение собственных систем электронного архива, консалтинг.

Помимо негосударственных организаций, архивные услуги предоставляют и государственные архивы. В качестве зарубежного опыта можно привести национальные архивы Великобритании, которые предлагают себя в качестве аутсорсеров[3]. Необходимо отметить, что специалисты национальных архивов Австралии разработали пособие для аутсорсеров, в котором разъясняются наиболее важные вопросы. В пособии описывается правомочность отношений аутсорсера и заказчика, процесс передачи документов аутсорсеру и, наоборот, права аутсорсера по отношению к документам заказчика, уничтожение документов, описываются особенности заключения и управления договорами. Пособие носит рекомендательный характер[4].

Успешный выбор аутсорсера требует проведения анализа соответствующего рынка и организаций, производящих услуги на этом рынке. При проведении анализа негосударственных организаций, предоставляющих услугу архивного хранения документов, на рынке архивных услуг в Российской Федерации были проделаны следующие работы:

·  определение среднего количества участников, предоставляющих данную услугу в Москве;

·  анализ участников рынка по информации, содержащейся на сайтах участников;

·  составление перечня услуг, входящих в архивное хранение документов;

·  изучение уровня цен на данную услугу.

Анализ проводился по таким параметрам, как время появления на рынке, количество и известность клиентов компании, предоставляемые услуги по архивному хранению документов и ценовая политика компании.

Таблица 1

Организации-аутсорсеры

Наименование

Год появления на рынке

Археовед

1995

АрхивариусЪ

2001

Архивируем.ру

2006

Архивный Сервис

1997

Архивный эксперт

2003

Архив Профи

Нет данных

Архив-Сервис

1997

Архион

2002

Главархивпроект

Нет данных

Деликатный переезд

Нет данных

Делис Архив

2000

Лидер Архив

Нет данных

Первая архивная компания

2005

Седьмая печать

2003

Столичный архивист

2006

Тэлос. Объединенный архив и архивная служба

1997

ЮрЦентр

2008

A-Centr. Архивный центр

2006

ESAR «Эспро-Архив»

2003

Iron Mountain

Международная компания, осуществляет свою деятельность с 1951 г., управление документами с начала 80-х гг. ХХ в.

ORB Records Management

2004

OSG Records Management

Нет данных, международная компания

Результаты анализа

В приведенном анализе были представлены 22 негосударственные компании, оказывающие услуги по архивному хранению документов (см. табл. 1). Обращение к материалам Интернет-сайтов этих негосударственных организаций позволило изучить, систематизировать и проанализировать справочную информацию о них. Всего на рынке архивных услуг работает более 60 московских негосударственных организаций.

Системное изложение выявленного фактического материала позволило получить целостную картину рынка архивных услуг, в частности услуг архивного хранения документов, предоставляемых негосударственными организациями.

Собранный материал показал, что данный рынок архивных услуг представляет собой в том числе и определенный сегмент в более общем рынке программного обеспечения для автоматизированных систем управления, документооборота и электронного архива[5].

Архивные услуги выполняются как с использованием традиционных методик ведения архивного дела, так и с использованием современных информационных технологий: штрих-кодирования, сканирования документов и использования специального ПО, создания электронного архива, разработки собственных систем учета и поиска документов, внедрения систем и средств по обеспечению безопасности хранения.

В процессе исследования было выявлено, что для архивного хранения документов компании создают или арендуют специальные хранилища, которые позволяют надежно хранить и оперативно получать необходимые документы. При этом хранящиеся документы обезличены, что затрудняет несанкционированный доступ к ним. В хранилищах используются системы безопасности, обеспечивающие защиту документов как от физических лиц, так и от природных катаклизмов.

Подготовка дел к подобному хранению включает:

1. Систематизацию документов и упаковку их в короба.

2. Составление описи дел в бумажном и электронном виде.

3. Маркировку архивных коробов и дел штрих-кодами.

4. Создание базы данных с информацией о местонахождении документов и средствами поиска документов.

5. Возможность создания в отдельных случаях электронного архива.

Некоторые организации предоставляют услуги по подготовке и сопровождению документов для передачи в государственные и ведомственные архивы для депозитарного хранения.

Данный рынок является рынком договорных цен, которые объявляются покупателю только в ходе переговоров об условиях заключения коммерческих сделок. Договорные цены, как правило, не публикуются в каталогах и прейскурантах и составляют коммерческую тайну фирм-производителей[6]. Цены на услуги государственных архивов и негосударственных организаций разительно отличаются друг от друга. Государственные архивы предоставляют свои услуги как физическим, так и юридическим лицам по ценам, незначительно превышающим себестоимость услуг[7].

Негосударственные организации продают свои услуги юридическим лицам, прежде всего коммерческим организациям, в редких случаях – физическим лицам. Цены, как правило, существенно превышают себестоимость работ, в отличие от государственных архивов.

Исходя из проведенного анализа, можно сделать вывод о том, что количество организаций-аутсорсеров возрастает по мере увеличения спроса на данные услуги.

Передача функции архивного хранения документов на аутсорсинг актуальна для тех компаний, которые не создают собственного архива как структурного подразделения организации и осуществляют децентрализованное хранение документов.

Нормативное обеспечение аутсорсинга в Российской Федерации

Несмотря на то, что законодательство Российской Федерации не предусматривает понятия «аутсорсинг» и отношения аутсорсинга не регулируются в российском законодательстве конкретными положениями, заключение «Сделки Аутсорсинг» не противоречит законодательству Российской Федерации (п. 2 ст. 421 ГК РФ: «Стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами»[8]).

Договор может быть заключен в следующих вариантах:

  • ­оказание услуг [п. 1 ст. 779 ГК РФ: «По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги»];
  • выполнение работ [п. 1 ст. 702 ГК РФ: «По договору подряда одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его»];
  • ­смешанный [п. 3. ст. 421 ГК РФ: «Стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор)»].

Отношения по аутсорсингу должны оформляться в зависимости от их фактического содержания.

Если по своему содержанию этот договор содержит условия о подряде, к нему и будут применяться нормы о договоре подряда. Если же стороны действительно вводят в свои отношения что-то принципиально новое с правовой точки зрения, смешивают черты отдельных видов договоров.

Действующее законодательство дозволяет сторонам заключать как «поименованные» (т. е. прямо указанные в ГК РФ) договоры, так и «непоименованные», содержание которых стороны определяют сами[9].

Под аутсорсингом следует понимать именно передачу на длительное время, ведение какой-либо непрофильной деятельности организации, которая, в принципе, может осуществляться и самостоятельными силами.

В большинстве случаев оказание аутсорсинговых услуг регулируется нормами главы 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ.

Оплата выполненных услуг производится в соответствии со статьей 781 ГК РФ «Оплата услуг».

Необходимо отметить, что схожесть правового регулирования договора возмездного оказания услуг и договора подряда дает возможность регулирования правоотношений, связанных с договором возмездного оказания услуг, нормами договора подряда, что отражено в статье 783 ГК РФ: «Общие положения о подряде (статьи 702–729) и положения о бытовом подряде (статьи 730–739) применяются к договору возмездного оказания услуг, если это не противоречит статьям 779–782 настоящего Кодекса, а также особенностям предмета договора возмездного оказания услуг».

В целях снижения налоговых рисков при заключении любого вида договоров на оказание аутсорсинговых услуг, рекомендуется использовать в тексте договора и подтверждающих его исполнение документах дословную терминологию Налогового кодекса Российской Федерации. Кроме того, процесс оказания аутсорсинговых услуг должен быть документирован.

Госкомстатом Российской Федерации не разработана унифицированная форма акта приема-сдачи аутсорсинговых услуг. Поэтому организация-аутсорсер вправе самостоятельно разработать форму такого документа и утвердить ее в приложении к приказу по учетной политике[10].

Разработанная форма акта должна отвечать требованиям, предъявляемым к первичным документам и установленным пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»[11].

На федеральном уровне существует несколько подзаконных актов, фиксирующих аутсорсинг как одну из возможностей деятельности организации. В частности:

· письмо Банка России «О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору»[12];

· письмо Банка России «Об организации управления операционным риском в кредитных организациях»[13];

· Положение об использовании аутсорсинга филиалами ОАО «РЖД»[14];

· распоряжение Комитета экономического развития, промышленной политики и торговли правительства Санкт-Петербурга «Об утверждении специальной программы “финансовый аутсорсинг”»[15] (утратило силу).

При организации хранения документов, вышедших из оперативной работы, основополагающим является Федеральный закон РФ «Об архивном деле в Российской Федерации»[16].

Практические аспекты организации аутсорсинга архивного хранения документов

Структура процесса организации аутсорсинга

Процесс аутсорсинга является стратегическим решением, требующим тщательной подготовки и проработки. Он может быть разделен на несколько основных этапов: подготовка и разработка аутсорсинг-проекта, заключение соглашения (контракта) об аутсорсинге и выполнение контракта. Заключительным этапом процесса аутсорсинга является оценка эффективности функционирования и качества управления.

Успешное использование аутсорсинга в области архивного хранения документов возможно только при эффективно налаженном документообороте в организации. Очень важно, чтобы сотрудничество с поставщиком услуг аутсорсинга шло под контролем службы ДОУ, а руководитель ДОУ был связующим звеном между компанией и фирмой-поставщиком.

На этапе разработки аутсорсинг-проекта должны быть выявлены все возможные плюсы и минусы использования аутсорсинга, оценены потенциальные результаты использования аутсорсинга для функции хранения документов, ранее выполнявшейся организацией самостоятельно, определены возможные формы и условия сотрудничества, а также формы координации и контроля.

Контракт, или соглашение, об аутсорсинге определяет содержание передаваемой функции или вида деятельности и регламентирует отношения сторон – организации-заказчика и исполнителя (аутсорсера)[17].

Анализ результатов реализации аутсорсинг-проекта позволяет сделать выводы об эффективности принятого решения, а также выявить проблемы и возможные пути их решения. Ошибки в управлении аутсорсинг-проектом могут и должны быть исправлены. Иногда эти ошибки вытекают непосредственно из ненадлежащего исполнения контракта об аутсорсинге, но они могут быть также и следствием неправильного планирования на начальных стадиях подготовки проекта[18].

Аутсорсинг-проект состоит из нескольких этапов (см. рис. 1).

Рис. 1. Основные этапы аутсорсинг-проекта

Содержание каждого из этапов аутсорсинг-проекта представлено в приложении 1. Решения, принимаемые в рамках двух первых этапов аутсорсинг-проекта, носят стратегический характер и находятся в компетенции высшего руководства компании. Экономическое обоснование и практическая реализация аутсорсинг-проекта включают активные контакты с потенциальными партнерами, интенсивный информационный обмен, выявление и решение возникших проблем.

Стратегическое обоснование аутсорсинг-проекта является отправной точкой в принятии решения об аутсорсинге. Этот процесс состоит из нескольких шагов:

·   анализ целей;

·   принятие решений о возможности аутсорсинга.

Взвешивая возможности использования ресурсов других организаций, руководство предприятия вплотную подходит к решению данной проблемы. На решение не использовать аутсорсинг могут повлиять следующие факторы[19]:

1.     Требования к качеству так точны или необычны либо знания и опыт сотрудников самого предприятия настолько уникальны, что необходимы особые методы обработки, которыми поставщики не располагают.

2.     Отсутствие необходимой достоверной информации о возможных поставщиках услуг аутсорсинга.

3.     Отсутствие надежного и экономически обоснованного механизма внедрения аутсорсинга на конкретном предприятии.

4.     Возможный поставщик – монополист, и существует реальная угроза того, что он воспользуется своим положением для повышения расценок, снижения качества обслуживания и т. п.

5.    Качество услуг, предоставляемых поставщиком, опускается ниже требуемого уровня.

6.     Затраты на использование аутсорсинга превышают затраты на самостоятельное хранение документации.

Решение использовать аутсорсинг может быть принято по следующим причинам[20]:

1.     Желание сосредоточиться на основных видах деятельности.

2.     Острая потребность в снижении затрат.

3.     Недостаток либо отсутствие собственных специалистов.

4.     Использование услуг высококвалифицированных специалистов в отдельных областях (например, хранение документации), неспецифических для основной деятельности компании.

5.     Отсутствие возможности самостоятельно обеспечить надлежащее хранение документов.

6.     Высвобождение дефицитных площадей, оборудования и сотрудников за счет использования внеофисного хранения документов.

7.     Отсутствие дополнительных офисных площадей для хранения документов, при условии высокой арендной платы.

8.     Наличие большого количества документов временного срока хранения, не требующихся для оперативной работы.

9.    Использование слишком большого числа сотрудников для обслуживания архива в организации.

10. Постоянный контроль движения и местонахождения каждого документа.

11. Надежная защита от несанкционированного доступа.

12.    Быстрый доступ к информации.

13.    Безопасность хранения[21].

Аутсорсинг требует взвешенного подхода, с обязательным анализом потенциальных возможностей и рисков (см. рис. 2)[22].

Рис. 2. Риски и возможности при аутсорсинге

Возможные проблемы, которые могут возникнуть при использовании аутсорсинга:

1.     в результате реализации аутсорсинг-проекта компания теряет ряд преимуществ перед конкурентами в основном виде деятельности;

2.     снижается мотивация собственного персонала;

3.     фактические затраты на аутсорсинг оказались выше, чем затраты на хранение документов собственными силами;

4.     нанесен ущерб деловой репутации компании.

Существует также ряд возможных проблем, непосредственно связанных с деятельностью возможного поставщика услуг аутсорсинга, увеличивающих риски:

5.     поставщик услуг (аутсорсер) может стать финансово нестабильным или обанкротиться;

6.     уровень оперативности аутсорсера при исполнении условий соглашения может снизиться, если он заключил одновременно более выгодные и интересные с профессиональной точки зрения соглашения с другими клиентами;

7.     качество услуг может снизиться до недопустимого уровня вследствие внутренних проблем фирмы – поставщика услуг[23].

Предварительное экономическое обоснование аутсорсинг-проекта связано с оценкой затрат на осуществление услуг собственными силами по сравнению с использованием аутсорсинга. При этом необходимо, чтобы в расчет принимались лишь те затраты, которых можно избежать при успешно проведенном аутсорсинг-проекте[24].

Далее необходимо сравнить затраты на приобретение результатов выполнения этих функций аутсорсером и затраты на собственное производство.

Подобное сравнение затрат является предварительным, так как информация о фактических затратах и затратах, связанных с приобретением услуг аутсорсера, будет получена лишь в процессе анализа предложений потенциальных аутсорсеров.

При изучении рынка архивных услуг необходимо получить детальную информацию о каждом из возможных поставщиков услуг.

Общие факторы, определяющие выбор поставщика услуг аутсорсинга[25]:

1.     Доверие. Насколько опытен этот поставщик услуг, сколько у него клиентов в данный момент.

2.     Надежность. Удовлетворяет ли этот поставщик услуг требованиям своих клиентов.

3.     Гибкость. Работает ли этот поставщик по одному образцу или он достаточно гибок, чтобы быстро удовлетворить потребности, а в дальнейшем корректировать свою работу.

4.     Возможность экономии. Сможет ли этот поставщик услуг предложить большую экономию средств, чем другие поставщики.

5.     Обслуживание. Насколько высок уровень обслуживания, предлагаемый этим поставщиком.

6.     Опыт. Наличие опыта реализации аналогичных проектов.

Специфические факторы, связанные с осуществлением безопасности хранения документов:

7.     Каким образом поставщик набирает себе новых сотрудников, проходят ли сотрудники фирмы-поставщика какую-либо проверку службой безопасности.

8.     Как организован контроль доступа в хранилища с документами и к компьютерным базам данных, как обеспечивается информационная безопасность.

9.    Какими системами слежения и контроля оборудовано хранилище внутри и снаружи.

10.    Как организовано обучение сотрудников фирмы-поставщика.

11.    Полезно выяснить, является ли фирма-поставщик членом PRISM International[26] (ассоциации фирм-поставщиков услуг по внеофисному хранению документов). Члены PRISM обязуются соблюдать отраслевой кодекс профессиональной этики, ясно формулировать контракты, добросовестно исполнять их, обеспечивать безопасность и конфиденциальность принятых на хранение информационных ресурсов;

12.    Организация системы противопожарной безопасности, поскольку пожар остаётся наиболее серьёзной угрозой для бумажных документов[27].

Чрезвычайно важным представляются также и взаимодействие с клиентами, коммуникабельность, адекватность понимания взаимных требований. Необходимо убедиться в финансовой устойчивости партнера, чтобы иметь гарантии, что в течение действия долгосрочного соглашения об аутсорсинге эта компания сохранит свое положение на рынке и будет способна выполнять взятые па себя обязательства.

По результатам анализа могут быть выбраны несколько поставщиков услуг, наиболее соответствующих требованиям организации-клиента. Среди них может быть проведен конкурс, чтобы создать конкуренцию. По итогам такого конкурса могут быть выбраны один или несколько аутсорсеров, с которыми будет впоследствии заключено соглашение об аутсорсинге[28].

По данным опросов, на первом месте среди факторов, определяющих выбор поставщика услуг, находится опыт аутсорсера в успешной реализации аналогичных проектов и рекомендации коллег (см. рис. 3).

Примечание. Оценки важности в диапазоне от 1 (не важно) до 5 (очень важно).

Рис. 3. Критерии выбора поставщика услуг [29]

Определив критерии оценки, организация-клиент может составить список потенциальных поставщиков услуг аутсорсинга. От этих поставщиков в результате информационного запроса должна быть получена необходимая клиенту информация, например:

1.     опыт работы аутсорсера на рынке;

2.     структура компании-аутсорсера;

3.     краткое описание работ, выполняемых для предыдущих клиентов;

4.     конкурентные преимущества поставщика услуг;

5.     стоимость услуги (на данном этапе – предварительная информация);

6.     возможные методы обеспечения гибкости в отношениях с клиентом;

7.     количественные показатели, отражающие деятельность компании-аутсорсера на рынке за последние три года;

8.     сведения о персонале, занятом в реализации аутсорсинг-проектов;

9.     сведения о страховании профессиональной ответственности;

10.    сведения о контрактах на аутсорсинг, прерванных по инициативе клиентов, и причинах разрыва отношений;

11.    список текущих клиентов (к которым следует обратиться за отзывами)[30].

Получая информацию от потенциальных поставщиков услуг аутсорсинга и обобщая ее наряду со сведениями из других источников, организация-клиент может выбрать двух-трех партнеров для реализации аутсорсинг-проекта, с которыми будут проводиться дальнейшие переговоры.

Для квалифицированной оценки предложений необходимо определить следующее:

1. являются ли услуги, необходимые клиенту, основной деятельностью поставщика;

2. реальные доказательства профессионального и методичного подхода, использование поставщиком общепризнанных систем показателей и проверенных методологий;

3. трудности в предоставлении услуг, необходимых организации-клиенту;

4. понимание текущих и, насколько это реально, будущих требований к обслуживанию[31].

Свидетельством важности информации, получаемой от потенциальных поставщиков услуг, является проведенный анализ факторов риска, лежащих в основе неудач существующих аутсорсинг-проектов (см. рис. 4).

Примечание. Оценки важности в диапазоне от 1 (не важно) до 5 (очень важно).

Рис. 4. Основные факторы риска – причины неуспеха аутсорсинг-проектов [32]

Оценка возможностей и рисков аутсорсинга хранения документов

Противопожарная безопасность

Нужно понимать, что чем более совершенные системы безопасности, пожаротушения и климатического контроля установлены в хранилище, тем дороже обойдётся хранение документов. Оценка данного риска заключается в расчете возможности уничтожения документов исходя из условий хранения документов в хранилище аутсорсера.

Для наиболее полной оценки рекомендуется получить ответ от аутсорсера на следующие вопросы:

1.     Какие системы пожаротушения установлены.

2.     Какие датчики (температуры, дыма и т. д.) используются.

3.     Когда хранилище последний раз проверялось службой пожарной охраны. Желательно изучить акт проверки.

Ущерб в связи с утратой документов

Наиболее ценные документы, потенциальный ущерб от утраты которых слишком велик, на аутсорсинг отправлять нельзя.

При оценке риска должны учитываться также затраты на восстановление документов, включая возможные судебные издержки и оплату адвокатов.

Ущерб из-за утечки конфиденциальной информации

Для каждого типа документов нужно оценить возможные последствия утечки информации и определить, какие ключевые для организации документы не должны передаваться на внеофисное хранение.

Чтобы минимизировать этот вид риска, необходима хорошо налаженная служба ДОУ, способная определить ценность всех документов компании.

Ущерб от неуничтожения документов по истечении установленного срока хранения

Зарубежный опыт показывает, что многие клиенты хранят свои документы гораздо дольше, чем это требуется.

Организации имеют право уничтожить документы временного срока хранения после истечения этого срока при условии, что у них грамотно налажено делопроизводство и документооборот, так что они способны провести экспертизу ценности и уничтожение в строгом соответствии с законодательством.

В противном случае документы остаются и могут быть затребованы государственными, судебными и контролирующими органами, – и результатом может быть существенный материальный ущерб как для самой организации, так и для её клиентов.

Важно ещё до заключения договора уточнить, какие действия поставщик предпринимает при утрате или повреждении документов клиентов, или в случае обнаружения утечки информации. У представителя фирмы-поставщика услуг нужно выяснить:

1.     Наличие плана действий в чрезвычайных ситуациях.

2.     Характер политики поставщика в случае пожара, затопления и других непредвиденных обстоятельств.

3.     Вид хранения документов одной организации (все короба хранятся в одном месте или же разбросаны в случайном порядке по хранилищу).

4.     Сроки извещения клиента о чрезвычайном происшествии.

5.     Характер политики поставщика при возмещении убытков клиента в случае утраты документов[33].

Договор об аутсорсинг

При заключении договора его должны тщательно изучить как юрист организации, так и специалист ДОУ. Клиентов больше всего не устраивают следующие пункты, достаточно часто встречающиеся в договорах:

1.    «Выкупные» платежи. Контракты на внеофисное хранение обычно являются долгосрочными. В некоторых случаях договор составляется так, что у клиента отсутствует возможность прекратить его досрочно. Если клиент хочет досрочно забрать свои документы, с него взимается штраф – «выкупные» платежи, которые могут оказаться очень значительными. Разновидностью «выкупных» платежей считается и завышенная оплата безвозвратного изъятия документов из хранилища.

2.    Ответственность поставщика при утрате или повреждении документов, страхование документов. Поставщики принимают на дешёвое хранение документы, ценность которых им неизвестна. Вполне естественно, что они стараются оградить себя от возможных исков по возмещению косвенных убытков в случае утраты или порчи документов не по их вине (прямые убытки они тоже стараются возмещать по минимуму – фактически пострадавшему клиенту обычно компенсируют стоимость архивного короба). Поставщики не страхуют собственно документы (это может сделать сам клиент) – они страхуют свою деятельность.

В договора обычно включаются пункты, согласно которым:

Примечания

1.    Клиент не может требовать компенсации за косвенные убытки, если ущерб произошёл не по вине поставщика. Это значит, что клиент не получит компенсации за штрафы, утраченные налоговые льготы и прочие неприятности, которые могут возникнуть из-за утраты документов. Затраты на восстановление документов компенсированы не будут.

2.    Клиент обязан компенсировать поставщику судебные издержки и другие потери, которые он может понести вследствие обладания документами клиента. Главное назначение этого пункта состоит в том, чтобы защититься от иска со стороны страховой компании, в которой клиент застраховал свои документы – за счёт самого клиента.

Из всего этого следует, что «полноценную» компенсацию в случае утраты документов получить невозможно, если только не будет доказано, что поставщик нарушил свои контрактные обязательства, – и этот факт нужно учитывать в анализе рисков и при принятии решения об использовании услуг аутсорсинга.

Если возможный ущерб, в случае утраты документов, слишком велик, такие документы не нужно отправлять на внеофисное хранение – или же рассмотреть значительно более дорогой вариант хранения в хорошо защищённых хранилищах. Несмотря на дороговизну, хранилища высокой степени защиты становятся всё более популярными, поскольку одновременно решают и проблему хранения конфиденциальных документов, и обеспечивают сохранение важнейших документов компании для восстановления её деятельности в случае катастроф[34].

Методика и пример расчета экономической эффективности аутсорсинга хранения документов

Главная и самая объективная оценка аутсорсинга – это определение его экономической эффективности для организации.

Для расчёта потребуются следующие данные:

·   стоимость аренды офисной площади;

·   стоимость и размеры оборудования, используемого для хранения документов в офисе;

·   средняя заработная плата архивариуса;

·   расценки на оказываемые услуги.

Руководствуясь исследованиями Храмцовской Натальи Александровны[35], была произведена оценка экономической эффективности аутсорсинга для небольшой компании (100–200 сотрудников), производящей в год 3000 стандартных дел.

Пусть компания арендует помещение за 15000 руб. за кв. м. в год. Предположим, что в архиве организации используется экономичное хранение документов на открытых стеллажах. Будем считать, что на внеофисное хранение ежегодно планируется отправлять объём документов, равный их годовому производству – 3000 дел.

Подведение итогов

Все результаты были сведены в таблице 2. Далее была подсчитана разность между сэкономленными средствами и расходами на внеофисное хранение.

Результаты подсчетов показывают, что суммарная экономия составит 55500 руб. в год. Таким образом, в рассмотренном примере передача документов на внеофисное хранение оправдана, даже с учётом возможных погрешностей в расчётах.

Стоит отметить, что основная экономия возникает из-за того, что организация арендует дорогую офисную площадь. Стоимость аренды часто является главным фактором, определяющим экономическую эффективность аутсорсинга.

Таблица 2

Расчёт экономической выгоды от аутсорсинга хранения документов

Экономия

За год рублей

Экономия на оборудовании

+37500

Экономия на офисной площади

+ 96000

Экономия на зарплате персонала

+ 35000

Расходы на внеофисное хранение

- 113000

Итого:

+ 55500 (экономия)

Наибольшая выгода от внеофисного хранения возможна только при грамотно налаженной системе делопроизводства в самой организации и при правильном взаимодействии службы ДОУ или архива организации с поставщиком.

Важно правильно подготовить документы для внеофисного хранения, с тем чтобы минимизировать возврат документов из внешнего хранилища в офис. Подготовить документы организация может как своими силами, так и воспользовавшись услугами аутсорсера.

Основные рекомендации:

·   На внеофисное хранение нужно в первую очередь вывозить те документы, которые практически не используются. Часто используемые документы должны остаться в офисе.

·   В короб желательно класть документы, срок хранения которых истекает одновременно – в этом случае, по истечении срока хранения, короб может быть уничтожен целиком, что уменьшит затраты на уничтожение.

·   Если срок хранения документов уже заканчивается (их осталось хранить менее года), нужно оценить, что выгоднее: отправить документы на аутсорсинг или же оставить в архиве и по истечении срока хранения уничтожить.

·   На аутсорсинг нежелательно отправлять документы, утрата или утечка информации из которых может нанести существенный ущерб организации. Если же избежать этого нельзя, нужно провести оценку рисков и обдумать возможность использования хранилищ с повышенным уровнем безопасности.

·   Учёт вывозимых на аутсорсинг документов должен быть налажен так, чтобы, в случае необходимости, установить местонахождение нужного документа с точностью до короба, что сокращает количество возвращаемых коробов;

·   В идеале вывозимые документы должны пройти экспертизу ценности, чтобы, если потребуется, короба с документами можно было отправить на уничтожение непосредственно из внешнего хранилища.

Эффективность аутсорсинга будет выше, если организация использует систему электронного документооборота или создает электронный архив. Это позволяет:

·  увеличить объем документов, которые могут быть отправлены на аутсорсинг;

·  сократить объём документов, возвращаемых из внешнего хранилища;

·  эффективнее контролировать нахождение документов для уменьшения временных затрат на их поиск;

·  минимизировать ущерб в случае утраты подлинников документов.

Заключение

В последнее десятилетие интерес к аутсорсингу со стороны руководителей и менеджеров компаний постоянно возрастает.

Смысл перехода на аутсорсинг заключается в том, что услуги подрядчика обходятся предприятию дешевле, чем самостоятельное управление непрофильной деятельностью, а качество услуг при этом повышается. Благодаря аутсорсингу, в ведении компании остаются только те функции, которые составляют для нее конкурентное преимущество и в исполнении которых у фирмы накоплен наибольший опыт и знания.

Однако, несмотря на то, что услуги аутсорсинга сегодня в России активно развиваются, широкое использование аутсорсинга в России сдерживается. Это происходит, прежде всего, потому, что далеко не каждая компания способна доверить свои, пусть даже и вспомогательные, функции другой фирме.

Аутсорсинг внеофисного хранения документов может быть выгоден при выполнении следующих условий: отсутствие у организации возможности самостоятельно обеспечить надлежащее хранение документов; высвобождение дефицитных площадей, оборудования и специалистов за счёт передачи документов на внеофисное хранение; отсутствие места для хранения документов при высокой стоимости арендной платы; наличие большого количества документов временного срока хранения, не требующихся для оперативной работы; занятость большого количества сотрудников обслуживанием архива организации.

Аутсорсинг архивного хранения документов является выходом для тех компаний, которые не создают собственного архива как структурного подразделения организации и осуществляют децентрализованное хранение документов. Аутсорсинг позволяет не только уменьшить затраты на хранение документов, но и осуществлять их хранение в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В современном мире аутсорсинг является одной из самых эффективных форм организации и ведения бизнеса. В ближайшее время эта форма будет развиваться и охватывать все большее количество предприятий.

Приложение 1

Содержание основных этапов аутсорсинг-проекта

Основные этапы

Содержание этапа

Анализ

фактического

состояния

•   анализ целей;

•   анализ конкуренции;

•   анализ текущего состояния организации;

•   выбор стратегических приоритетов;

•   выявление проблем и путей их решения при использовании аутсорсинга.

Принятие решения об использовании аутсорсинга

•   анализ сильных и слабых сторон организации, возможностей и рисков аутсорсинга;

•   качественное и количественное обоснование аутсорсинга отдельных функций или бизнес-процессов;

•   принятие стратегического решения об использовании аутсорсинга;

•   выбор формы организации отношений с аутсорсером с учетом стратегических интересов и возможностей компании.

Поиск

потенциальных

аутсорсеров

•   анализ рынка услуг аутсорсинга;

•   запрос предложений потенциальных поставщиков услуг.

Выбор

партнера-аутсорсера

•   выбор критериев оценки;

•   оценка предложений аутсорсеров;

•   запрос информации у потенциальных поставщиков услуг;

•   выбор партнера-аутсорсера.

Разработка условий контракта (соглашения об аутсорсинге)

•   создание рабочей группы;

•  детальная разработка формы и условий совместной деятельности;

•  разработка и согласование текста контрак­та (соглашения об аутсорсинге).

Выполнение

контракта

•   конкретное взаимодействие с партнером-аутсорсером в рамках контракта;

•   интеграция в рамках контракта;

•   координация и контроль совместной деятельности.

Примечания


[1] См.: Outsourcing [Электронный ресурс] / IBS DataFort. Электрон. дан., 2001–2012. Режим доступа: http://www.outsourcing.ru, свободный.

[2] См.: Электронные офисные системы. Аналитика [Электронный ресурс] / SEBEKON. Электрон. дан., 2012. Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics, свободный.

[3] См.: The National Archives [Электронный ресурс] / TNA. Электрон. дан., 2000–2012. Режим доступа: http://www.nationalarchives.gov.uk, свободный.

[4] См.: National Archives of Australia [Электронный ресурс] / NAA. Электрон. дан., 2002–2012. Режим доступа: http://www.naa.gov.au, свободный.

[5] См.: Анализ рынка архивных услуг, предоставляемых негосударственными организациями в Российской Федерации: аналитический отчет. М., 2009. С. 24.

[6] Там же. С. 26.

[7] Там же. С. 28–29.

[8] Гражданский Кодекс Российской Федерации [от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ] (с изм. на 28 ноября 2011 г.)

[9] Что такое аутсорсинг? // Центр бухгалтерского обслуживания [Электронный ресурс] / Andrew. M. Электрон. дан., 2012. Режим доступа: http://www.centerbuh.ru, свободный.

[10] Борзунова О.А. Перекладываем работу на чужие плечи: договор аутсорсинга // ДелоПресс [Электронный ресурс] / ООО «Бизнес-Аресенал». Электрон. дан., 2012. Режим доступа: http://www.delo-press.ru, свободный.

[11] О бухгалтерском учете: федер. закон [от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ] (с изм. на 28 ноября 2011 г.).

[12] О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору: письмо ЦБ России [от 10 июля 2001 № 87-Т].

[13] Об организации управления операционным риском в кредитных организациях: письмо ЦБ России [от 24 мая 2005 № 76-Т].

[14] Об использовании аутсорсинга филиалами ОАО «РЖД»: положение [от 27 апреля 2006 г. № 530].

[15] Об утверждении специальной программы «Финансовый аутсорсинг»: распоряжение [от 31 августа 2006 г. № 106-р].

[16] Об Архивном деле в Российской Федерации: федер. закон [от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ] (с изм. на 27 июля 2010 г.).

[17] Доннелан М. Аутсорсинг бизнес-процессов: советы финансового директора. М., 2006. С. 234.

[18] Аникин Б.А. Аутсорсинг: создание высокоэффективных и конкурентоспособных организаций. М., 2003. С. 97–98.

[19] Там же. С. 116.

[20] Бравар Ж.-Л. Эффективный аутсорсинг: понимание, планирование и использование успешных аутсорсинговых отношений. М., 2007. С. 76–77.

[21] Храмцовская Н.А. Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга в делопроизводстве // Электронные офисные системы. Аналитика [Электронный ресурс] / SEBEKON. Электрон. дан., 2012. Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics, свободный.

[22] Аникин Б.А. Указ. соч. С. 150.

[23] Михайлов Д.М. Аутсорсинг. Новая система организации бизнеса. М., 2006. C. 190.

[24] Друкер П.Ф. Практика менеджмента. М., 2002. С. 33–35.

[25] Хейвуд Дж.Б. Аутсорсинг : в поисках конкурентных преимуществ. М., 2004. С. 23.

[26] PRISM International (Professional Records & Information Services Management) – некоммерческая международная ассоциация, объединяющая поставщиков услуг в области управления документами и информацией. Членами PRISM являются компании из 38 стран мира, в основном это мелкие и средние фирмы.

[27] Храмцовская Н.А. Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга в делопроизводстве // Электронные офисные системы. Аналитика [Электронный ресурс] / SEBEKON. Электрон. дан., 2012. Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics, свободный.

[28] Календжян С.О. Аутсорсинг и делегирование полномочий в деятельности компаний. М., 2003. С. 94.

[29] По материалам Elashkin Research, 2003.

[30] Алдерс Р. ИТ-аутсорсинг – практическое руководство. М., 2004. С. 24.

[31] Спарроу Э. Успешный IT-аутсорсинг. М., 2004. С. 45.

[32] По материалам Elashkin Research, 2003.

[33] Храмцовская Н.А. Указ. соч.

[34] Там же.

[35] Там же.

 
 

Конференции.
Круглые столы.
Выставки. Презентации
Международный научный симпозиум «Социально-экономическое развитие бывших регионов Российской империи в ХІХ – начале ХХ в.»

Проведение симпозиума запланировано 3–6 апреля 2014 г. в г. Ялта

 
2-я Всероссийская научно-практическая конференция «Сохранение электронной информации в России»
5 декабря 2013 г. в Москве при поддержке Министерства культуры Российской Федерации состоится
 
Олимпиады по истории

Олимпиада РГГУ для школьников 11-х классов

 



Вестник архивиста

Информационная система <<Архивы Российской академии наук>>

Для размещения материалов на сайте обращайтесь на электронную почту rodnaya.istoriya@gmail.com
© 2017 Родная история. Все права защищены.